De 7 kenmerken van effectieve IT regie-organisaties (De zeven E … of zijn het er acht)
Alvorens in te gaan op deze 7 kenmerken en gedragingen wil ik eerst het verband leggen met Stephen Covey. Het wel bekende boek “The 7 Habits of Highly Effective People” is een wereldwijde bestseller vooral bij sales en marketing management, waar ik mijn basis heb liggen, maar ik denk dat het op zeer veel vlakken te gebruiken is. Het boek is goed te lezen en in heldere taal worden er handvatten gegeven. Effectief en succesvol leiderschap. . Er is een parallel te maken naar het regisseren van de IT organisatie tijdens de transitie fase (TMO) en de toekomstige fase (FMO). We weten dat een effectieve regie organisatie immers cruciaal zijn in deze twee fasen. We vergeten de gebruikers mee te nemen in de journey, we vergeten dat het maar 20% techniek is en 80% mensen en veranderingen. Dus het is niet vreemd dat wij denken dat Regie en Ketenregie de hoekstenen zijn van een goede in balans samenwerken waar Co-makership centraal staat. We willen samen de doelen behalen. Natuurlijk willen wij ons niet vergelijken met een monument als Covey, maar als u de 7 kenmerken van effectieve IT regie-organisaties in dit artikel ter harte neemt, hebben we een goede stap gedaan om in balans samen door deze fasen te komen.


1. Effectieve IT regie-organisaties zijn proactief

Volgens Covey kan en moet iedereen zelf keuzes maken. We zijn namelijk verantwoordelijk voor ons eigen leven. Effectieve mensen maken bovendien slimme keuzes omdat ze zich concentreren op de zaken die ze kunnen beïnvloeden, niet op wat ze niet kunnen beïnvloeden. Hun gedrag en effectiviteit zijn hierdoor rechtstreeks afhankelijk van hun eigen keuzes, niet van de omstandigheden.
Hetzelfde geldt voor IT regie-organisaties!
Effectieve IT regie-organisaties zijn proactief. Ze houden voortdurend controle op de gehele omgeving en een vinger aan de pols. Effectieve regie-organisaties kennen altijd de wensen, eisen en verwachtingen van alle betrokken partijen. Ze zorgen er ook voor dat iedereen zijn verantwoordelijkheden weet en zich eraan houdt. Bovendien sturen ze voortdurend op het verbeteren van de samenwerking tussen alle partijen. Dus pro-actief

2. Effectieve IT regie-organisaties beginnen met het einde in gedachten

Stel u voor: uw project is opgeleverd en het wordt geëvalueerd. Wat wilt u dat uw collega’s, directie en eindgebruikers over uw project zeggen? Als u zich bij het begin van uw project de gewenste resultaten inbeeldt dan kunt u tijdens het project veel effectiever naar deze resultaten toewerken. Effectieve mensen beginnen met het einde in gedachten. Ik kan mij voorstellen dat je bijvoorbeeld de gebruikers tevredenheid centraal stelt en hier een mechanisme voor inbouwt en deze in de tijd als target stelt om te behalen.
Hetzelfde geldt voor IT regie-organisaties!
Effectieve IT regie-organisaties denken na over de inrichting van de regie zodra er van sourcing gesproken wordt. Ze wachten niet tot het opstellen van de sourcingstrategie of het begin van de transitie. Hoe vroeger u over uw regie nadenkt, hoe meer problemen u kunt voorkomen. Wij denken dat de regie organisatie al gebouwd kan worden in de fase voordat outsourcing gaat plaatsvinden, neem daarbij je partners in huis, en werk samen aan het eind-doel Dus einddoel gericht Als u in een vroeg stadium over de vormgeving van uw regie nadenkt dan borgt u de broodnodige kennis over het traject. Zo zorgt u ervoor dat er regelmatig afstemming is, dat afspraken nageleefd worden, dat kennis overgedragen wordt en dat doelen gehaald worden. Bovendien kunt u de verwachtingen van gebruikers, opdrachtgevers en leveranciers zo beter bewaken. Zonder regie is er immers geen governance. En zonder governance is er geen sturing en zijn er geen heldere afspraken tussen alle betrokken partijen. Dit bemoeilijkt de aansluiting tussen de IT en de business. Begin met het einde in gedachten!

3. Effectieve IT regie-organisaties behandelen belangrijke zaken eerst

Stephen Covey zegt in zijn boek: “Leiderschap houdt in dat je vaststelt wat belangrijk is; effectief management betekent dat je het belangrijkste als eerste uitvoert”. Dit lijkt een open deur, maar in de praktijk is dit niet zo eenvoudig. Mijn goede vriend Rene Savelberg zij wel eens : Stop met 50% van de dingen die je doet, en doe wat je doet twee maal zo goed, dan kom je vier maal verder # Groeikracht.
Hetzelfde geldt voor IT regie-organisaties!
IT regie-organisaties moeten zich concentreren op de taken waar de toegevoegde waarde voor de business het grootste is. Vaak ligt het antwoord in “een betere relatie met de business” of “een betere relatie met de leveranciers”. Leg daar dan ook de focus. Ontwikkel en professionaliseer de vraag- en aanbodzijde en creëer hiermee voldoende ruimte om mee te bewegen met de veranderingen in uw omgeving. Communicatie en verbinden met de business en de gebruikers is dus een zeer belangrijk onderdeel. Is nml meer dan 50% van het succes. Tevens zien we dat er ruimte moet zijn voor innovatie en adoptie, vernieuwing vraagt om ruimte voor creativiteit. Die ruimte ontstaat wanneer je scherpe keuzes maakt.”

4. Effectieve IT regie-organisaties denken in termen van win/win

Een win/win-oplossing zorgt voor tevredenheid bij alle partijen. En als iedereen tevreden is zal iedereen zich beter inzetten. Bij win/win is het uitgangspunt dat er genoeg is voor iedereen. Daarom maken wij keuzes met wie en met welke klanten en partners wij willen werken in grote trajceten. Wij doen niet mee als aanbestedingen voorschrijven dat we alleen maar kiezen op basis van prijs, en de goedkoopste wint. In een best value en Co-makersship uitvraag zie je direct al dat er een basis is voor samen tot een win/win te komen. Dat is in al mijn jaren als sales directeur aan de orde. Je moet verbinden en samen de relatie opbouwen, authentiek zijn en zuinig zijn op dee relaties. Hierbij staat win/win bij mij altijd centraal. In dat evenwicht is er ruimte voor beide gedachten. Dus als je een uitvraag doen op IT vraagstukken, leg niet alles bij je leverancier neer als verantwoordelijkheid, maar ga samen de journey in. Genoeg voorbeelden waar we zien dat beide partijen strijden gedurende het contract om maar voldoende te verdienen. Kan nooit de bedoeling zijn. Dus Win/Win Een win/win situatie vereist visie en vertrouwen. Vertrouwen in de contractpartij maar meer nog vertrouwen in uzelf, uw organisatie, in de governance en afspraken Om dit succesvol te laten verlopen moet u de marktpartijen de kans laten om hun toegevoegde waarde te tonen. Daarom zijn wij bijvoorbeeld voorstanders van best value gebaseerde uitvragen. Hierbij mogen marktpartijen op basis van functionele wensen (in plaats van technische specificaties) zelf een gepaste oplossing ontwikkelen en voorstellen. Zij hebben nml de kennis en zouden richting en kleur moeten bekennen. Hier hebben we recentelijk voorbeelden van hoe je dit succesvol kan doorlopen. Samen met externe adviseurs hebben we in de driehoek van opdrachtgever , ondersteuning en leverancier in zeer korte tijd zeer efficiënt een win/win overeenkomst kunnen opbouwen waar communicatie, veilig, open en doelgericht belangrijke onderdelen zijn.

5. Effectieve IT regie-organisaties proberen eerst te begrijpen en dan pas begrepen te worden

We zijn geneigd om vanuit ons eigen perspectief en onze eigen belangen te denken. Hierdoor luisteren we vaak niet “echt” naar anderen. We luisteren niet met de intentie om te begrijpen wat de andere bedoelt. We luisteren om ons eigen verhaal te vertellen. Effectieve mensen luisteren om te begrijpen. Dan pas willen ze zelf begrepen worden. Dat is voor een sales persoon best lastig. Ook ik merk wel eens dat ik probeer te zenden, en dat is echt hinderlijk voor mijzelf, kan je nagaan voor de ander. Luisteren en goede vragen stellen zijn nml nodig om de ander te begrijpen.
Hetzelfde geldt voor IT regie-organisaties!
Als regie-organisatie zit je soms stuck-in-the-middle. Je bent de schakel tussen de vraag- en aanbodzijde. Om deze functie volgens of boven de verwachtingen in te vullen is het essentieel dat je eerst begrijpt wat de belangen zijn van de business, de opdrachtgever en de gebruikers. Pas als je alle belangen kent. is duidelijk wat je voor alle partijen kunt betekenen. Om deze vraag-achter-de-vraag echt beantwoord te krijgen zal je echt moeten luisteren. Oprecht interesse tonen in wat je opdrachtgevers beweegt. Je moet de business van je opdrachtgever begrijpen en voelen. Om daar te komen moet je vooral zelf proactief het initiatief neme. Begrijpend luisteren en vragen stellen vraagt uiteraard om mensen die hiertoe zijn toegerust. Dit is vaak een behoorlijke uitdaging bij de transitie van een service georiënteerde ICT-organisatie naar een regie-organisatie. Goede ICT’ers en beheerders kunnen niet noodzakelijkerwijs ook goed doorvragen en luisteren. Maar als je een goed team vormt en de mix in balans krijgt kan je hier veel winst behalen. Wees niet star in je eigen deel van je rol, leef je in. Wees flexibel, dan krijg je dat terug. Zodra er contractmanagers nodig zijn en juristen om de voortleven van je contract te borgen kan je zelf de vraag stellen of je wel een goede partner heb gekozen. Wij zien vaak dat dit toch nog aan de orde is. Want ja, soms kiezen partijen elkaar omdat de naam van het bedrijf in het verleden toch wel goed was, en meestal te groot om in de relatie balans te krijgen. We zien soms dat de klant voor zo’n grote partij kiest, dat de intentie van co-makership na gunning al gedoemd is om te mislukken, want dan krijg je te maken met de processen en werkwijze van de grote IT partner. Dan is er geen ruimte meer om begrepen te worden. Wij zorgen ervoor dat we juist dit vooraan hebben gezet, in de manier waarop we werken, georganiseerd zijn en hoe wij de teams samenstellen bij de klanten. En ja dat is een weg om daar te komen, maar ik vind dat we met de goede en juiste intentie deze aanpak aan het opbouwen zijn. De vruchten plukken we nu al van onze ingezette koers.

6. Effectieve IT regie-organisaties werken synergetisch

Effectieve mensen zoeken een “derde weg”. Niet de weg van zichzelf of niet de weg van de ander. Ze zoeken juist een gezamenlijke weg die creatief naar oplossingen leidt en die rekening houdt met de wensen, normen en waarden van alle betrokken. Effectieve mensen zijn in staat om de krachten van alle betrokken partijen te bundelen zodat er een gezamenlijke meerwaarde ontstaat. Op zulke momenten worden één en één plots drie.
Hetzelfde geldt voor IT regie-organisaties!
Een IT regie-organisatie heeft bij uitstek de mogelijkheden om een gezamenlijke meerwaarde van en voor alle betrokken partijen te bewerkstelligen. Zij heeft relaties met de vraag- en de aanbodzijde. Zij beschikt over de juiste competenties. En het is haar taak om het maximale uit de samenwerking met alle betrokkenen te halen. Co-makership als onderdeel van best value is dan ook een belangrijk onderdeel om samen naar synergie te werken. Vergelijk het met de rol van de regisseur op een filmset. Een regisseur haalt het beste uit (de samenwerking van) scriptschrijvers, cameramensen, belichting, kostuummakers, acteurs, actrices en alle andere betrokkenen en omstandigheden. Iedereen kan zijn uiterste best doen; een regisseur zorgt ervoor dat het geheel meer wordt dan de som der delen. Hij zorgt ervoor dat er een film komt. Kate Vitasek noemt dit “Vested Outsourcing”. In haar boek “Five Rules That Will Transform Outsourcing” geeft Vitasek haar visie op de zeer nabije toekomst van zakelijke contactrelaties. Zij schetst relaties die gebaseerd zijn op gezamenlijke en gedeelde waarden en doelen. Relaties die gebaseerd zijn op een interessante en positieve business case voor alle partijen. En ze toont aan dat dit uitstekend werkt.

7. Effectieve IT regie-organisaties houden de zaag scherp

Covey stelt dat effectieve mensen zoveel en zo vaak mogelijk in zichzelf investeren. Ze investeren bewust in de ontwikkeling en het onderhoud van hun lichamelijke, spirituele, geestelijke en sociaal-emotionele vaardigheden. Hierdoor zijn ze “scherper” en effectiever.
Hetzelfde geldt voor IT regie-organisaties!
Het regieproces wordt steeds verfijnder. Er zijn steeds meer partijen betrokken; multisourcing wordt de standaard. Contracten worden kleiner en ze krijgen een kortere looptijd. IT regie-organisaties krijgen ook steeds meer taken op hun bord. IT regie-organisaties hebben naast supply- en demand management steeds vaker verantwoordelijkheden op het gebied van risk management, service management, security, relatie-, contract- en account management, architectuur en governance onder regie. En in de ketenregie in de verSaaSde wereld is een rol weggelegd voor de regie organisatie, een eenvoudige SPOC rol is niet meer afdoende. Dit vraagt de nodige scherpte en wendbaarheid van IT regie-organisaties. Het helpt onszelf, onze opdrachtgever en onze leveranciers als we in de regie-organisatie structureel tijd en ruimte te plannen om de “zaag scherp te houden”. Wij hanteren daar de IT volwassenheid index voor van Gartner. Wij willen samen stappen maken, en een volwassen organisatie opbouwen. In de journey moet je feedback loops inbouwen waardoor elke cyclus een stapje beter gaat. Leer samen. Als we structureel de tijd nemen om processen te verbeteren, afspraken te herijken, elkaar beter te begrijpen en indien nodig nieuwe doelen te stellen dan kunnen we de kracht van de organisatie optimaal blijven combineren met de kracht van alle betrokken leveranciers.

8. Van effectiviteit naar inspiratie

Stephen Covey heeft ons veel geleerd op het gebied van effectief management. Het is bovendien opvallend dat “de 7 kenmerken van effectief leiderschap” allemaal van toepassing zijn op effectieve regie-organisaties. En er is nog meer. Na de publicatie van zijn boek kwam Covey tot de conclusie dat er nog één eigenschap ontbrak. Hij noemde deze achtste eigenschap Grootsheid (“Greatness”). Naast effectiviteit is grootsheid een voorwaarde om te overleven en te groeien. Om volledig te groeien is het nodig volgens je volledige potentie te leven. En om anderen te inspireren datzelfde te doen. Van effectiviteit naar inspiratie dus. De achtste eigenschap gaat veel verder dan de eerste 7 eigenschappen. Deze eigenschap staat voor inspiratie en creativiteit. Voor verder kijken dan je eigen horizon.
Dit is ook belangrijk voor IT regie-organisaties!
Het is belangrijk om een duidelijke visie te hebben op de regie-organisatie van overmorgen, met aandacht voor de doelen van vandaag en morgen. Wij besteden veel aandacht aan inspiratie en innovatie. Wij hebben een duidelijke visie op de toekomst en wij helpen onze opdrachtgevers graag om hun blik op de toekomst te verruimen.